Підготовка офісу до переїзду: вибір підрядника та пакування речей

Перевезення офісного майна ― відповідальний захід, що вимагає уваги до деталей і правильної організації всіх процесів. Від того, наскільки якісно буде підготовлено приміщення й упаковано речі, багато в чому залежить успіх заходу.

За даними досліджень, близько 15% випадків пошкодження офісного майна під час переїзду пов’язані з неякісною підготовкою та пакуванням. При виборі недосвідченого перевізника ця цифра зростає до 25%.

Щоб уникнути неприємних ситуацій, важливо заздалегідь все продумати й спланувати. В цій статті дамо базові рекомендації, щоб весь процес пройшов гладко.

Як вибрати транспортну компанію для офісного переїзду?

1. Звертайте увагу на досвід компанії по роботі з офісами. Найкраще рішення — обирати компанію, яка спеціалізується виключно на офісних переїздах. У такого перевізника буде необхідне обладнання та навички для безпечного транспортування офісних меблів, техніки та документів.
2. Вивчіть автопарк компанії. Там мають бути в наявності сучасні фургони, а також вантажівки з гідроліфтом. Це дасть змогу швидко і без пошкоджень перевезти будь-яке офісне обладнання.
3. Враховуйте репутацію та відгуки про компанію. Вивчіть відгуки в інтернеті, поспілкуйтеся з попередніми клієнтами. Це допоможе уникнути співпраці з ненадійними фірмами або шахраями. Наприклад, доволі непогані відгуки має київський перевізник вантажів «Інка Транс» ― https://inka-trans.ua/ua.
4. Перевіряйте наявність ліцензій і страховок. Переконайтеся, що у компанії є всі дозвільні документи. Наявність страховки вантажу убезпечить вас від втрат у разі інцидентів.
5. Порівняйте вартість послуг вантажного таксі в різних компаніях. Вибирайте оптимальне співвідношення ціни та якості. Уникайте занадто дешевих перевізників.

Підготовка приміщення до переїзду в інший офіс

Підготовка старого офісу до переїзду — важливий етап, від якого залежить оптимізація процесів під час переїзду. Що краще буде підготовлено приміщення, то швидше і комфортніше пройде захід.

Починайте підготовку офісу приблизно за 2-3 тижні до переїзду:

• Проведіть повне прибирання приміщень, зробіть чистими усі поверхні.
• Виконайте невеликий косметичний ремонт — заклейте тріщини, пофарбуйте стіни.
• Демонтуйте і вимкніть усю оргтехніку та кондиціонери.
• Розберіть і звільніть шафи, стелажі та полиці, які займають.
• Вимкніть усі комунікації, закрийте договір про оренду і зберіть перепустки у співробітників.
• Остаточне прибирання і вивезення сміття краще проводити за 1-2 дні до переїзду.